도장과 서명, 무엇을 써야 하나

세 가지를 먼저 구분하세요

• 인감도장 — 주민센터에 미리 신고해 둔 도장입니다. 이 도장을 찍고 인감증명서를 함께 내면 "본인이 맞다"는 공적 확인이 됩니다. 부동산 거래처럼 무게가 있는 일에 쓰입니다.
• 막도장(일반 도장) — 신고하지 않은 도장입니다. 문구점에서 만들 수 있고, 사실상 "확인했다"는 표시 정도의 의미입니다. 누구나 같은 이름의 도장을 만들 수 있으니 본인 확인 기능은 없습니다.
• 서명(사인) — 손으로 쓴 이름이나 표식입니다. 필적이 남기 때문에 오히려 막도장보다 본인을 특정하는 힘이 강합니다.

서명도 인감을 대신할 수 있습니다

많이 모르시는 부분입니다. 본인서명사실확인서라는 제도가 있어서, 인감도장을 신고하지 않았어도 주민센터에서 서명으로 같은 역할을 하는 서류를 받을 수 있습니다. 인감증명서를 요구하는 곳에 이 확인서를 내면 대체되는 경우가 많습니다.

도장을 잃어버렸거나 애초에 인감을 만들지 않은 분에게 유용합니다. 다만 받아주는 범위가 기관마다 조금씩 다르니 제출 전에 확인하는 것이 좋습니다.

상황별로 정리하면

표에서 보시듯 인감이 필요한 경우는 생각보다 좁습니다. 일상적인 서류는 서명으로 처리되고, 그 서명을 이미지로 만들어 붙이는 것도 널리 통용됩니다.

회사 직인은 어떻게 하나요

법인 이름으로 나가는 문서에는 법인 직인이 필요한 경우가 있습니다. 직인은 회사가 관리하는 것이니 개인이 임의로 이미지로 만들어 쓰면 안 되고, 총무나 관리 부서에서 승인된 직인 이미지 파일을 받아 쓰는 것이 맞습니다.

이 도구는 개인 서명을 만드는 용도입니다. 직인이나 인감도장을 이미지로 위조하는 데 쓰지 마세요 — 도장을 위조하거나 부정하게 사용하는 것은 형사처벌 대상입니다.

서명을 쓰기로 했다면

한 가지만 지키세요. 서명은 매번 비슷하게 나와야 의미가 있습니다. 필적이 본인을 특정하는 근거인데 서류마다 전혀 다른 모양이면 그 기능을 못 합니다. 이름 전체를 흘려 쓰든 이니셜을 쓰든, 자기 형태를 하나 정해서 반복하는 편이 좋습니다.

서명 이미지의 법적 효력과 증명력에 대해서는 별도 문서에 더 자세히 정리했습니다.